Situation

Als führender Dienstleister für B2B-Winterdienste in Deutschland verwaltet unser Kunde ein umfangreiches Netzwerk von unabhängigen Auftragnehmern, die mit der Schneeräumung von verschiedenen Standorten wie Parkplätzen, Geschäftsgeländen, Krankenhäusern, Hotels und Regierungsgebäuden beauftragt sind. Jeder Reinigungsvorgang erfordert eine detaillierte Dokumentation, einschließlich Zeitaufzeichnungen, Erfüllungsstatus der Aufgaben und aufgetretener Schwierigkeiten, oft begleitet von Fotoevidenz.

Komplikation

Mit der Expansion des Unternehmens schnellten die Anzahl der Auftragnehmer und deren Einsätze in die Höhe, was zu einer starken Zunahme der manuellen Steuerung und Dokumentation führte. Handschriftliche Dokumente mit fehlenden oder unvollständigen Informationen verschärften das Problem, was mehrfache Kommunikationsrunden mit den Auftragnehmern erforderlich machte.

Lösung

Wir haben eine KI-gesteuerte Chatbot-Lösung entwickelt und implementiert. Dieses innovative Tool automatisiert den Dokumentationsprozess für Einsätze, überprüft die Aufgabenerfüllung, zeichnet Fotos auf und sammelt zusätzliche notwendige Informationen, reduziert den manuellen Aufwand um >80% und steigert die betriebliche Effizienz.

Die Auftragnehmer können mühelos Servicedaten über WhatsApp eingeben und ein flexibles Abfragesystem nutzen, das auf typische Situationen zugeschnitten ist. Anschließend werden die Daten sicher gespeichert und dem ERP-System des Kunden übergeben, was transparente Einblicke in alle Einsätze pro Gebiet erlaubt. Diese verbesserte Transparenz fördert das Vertrauen und die Verfügbarkeit des angebotenen Service.